レシートの整理と保存と入力について

現金で事業に関係する商品を購入した場合は、経費で落とすことが出来ます。その場合、レシートや領収書が必要になってきます。今回は私がおこなっている保存方法、整理方法、入力方法を紹介。

会計ソフト de 確定申告
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レシートの整理と保存と入力について

2014/01/19 19:51

 

帳簿をつけるときに最もめんどくさい作業のひとつが、経費として購入した商品の入力です。
私はやよいの青色申告を使っているのですが、入力自体もそうですが、たまったレシートの整理や集めるのにすごく苦労するんです。

購入金額の3割以上が戻ってくる!?

1つ1つの商品はそれほど高額ではないので、レシートが残っていなかったら、「まぁ、いいか!」とあきらめてしまえばいいのですが、経費として計上すれば商品の10~40%ぐらいが帰ってくる(正確には税金が安くなる)ので、意外と大事かもしれません。
例えば私の場合、毎年毎年ありがたいことに収入が増えていっていて、2013年度は課税所得が400万円ぐらいになりそうなんです。
と、言うことは、所得税が20%。住民税が10%。つまり、儲けの3割が税金でとられてしまうんです。
更に国民健康保険料も、収入によってドンっと跳ね上がるので、4~5割ぐらいが儲け(課税所得)からとられてしまうんですよね。
だから逆に考えると、経費で計上すると4~5割ほど(その商品の価格の)税金が安くなる、と。
ただ、それがわかっていてもレシートの整理は面倒臭い!
なので、私はほぼ事業で必要なもの(生活で必要な物もですが)は、アマゾンで購入しているんです。
アマゾンなら購入履歴からすぐに領収書を印刷できるし(普通は商品と一緒に領収書が届きます)、支払いもクレジットカードなので入力も簡単。さらに安いし、プレミアム会員ならたいてい、注文した日か翌日に届くし、仕事がある日でも購入できる手軽さが魅力です。

まとめて袋に入れておく

レシート等はまとめて袋に入れておく私の場合は、すごくめんどくさがり屋なので、やっぱりぎりぎりにならないと帳簿をつけ始めないんです。
で、それまでレシートや領収書はどうするかって言うと、こういうふうに大きな紙袋に入れてるんです。
100円ショップで紙の手さげ袋や大きな封筒が売っているので、それにまとめて突っ込んでいます。
で、机の近くにぶら下げておいて、なにか商品を買ったら紙袋にレシートを放り込んでるんです。
こうすればなくさないし、めんどくさがり屋な私でも続けることが出来ます。

レシートの保存

紙に穴を開けておくレシートはただ単にとっておくだけではいけないので、ちゃんと保存しなくてはいけません。
基本的には税務調査がない限り、提出する必要はありませんが、きちっと保存しておく必要があります。
今回は私が実践しているレシートの整理と、保存方法を紹介します。

まずは、A4の大きさの紙をファイリングできるように、穴を開けます。
紙は白紙でなくても構いません。私の場合は、コピーに失敗した紙などをバイト先の会社からもらってきて使っています。

シワなしPiTS スティックのりレシートの整理に欠かせないのが、このシワが出来ないスティックのり。
100円ショップでも売っていると思います。
このノリ、紙に塗りたくってもしわにならないんです。
封筒の糊付けにも使えるし、一家に1つあったほうが便利かも。

上下にノリをつけるこのようにレシートの上、そして下端にのりを塗ります。

紙に貼っていく先ほど穴を開けたA4の紙に貼り付けます。
この時、それぞれのレシートが重ならないように貼るのがポイント。
レシートが多すぎると、つい、重ねてファイル用の紙を節約したくなるのですが、跡で入力するときに見にくくなるし、レシートも折れ曲がったりしまうので、オススメできません。

並べるこんな感じにぺたっと貼り付けます。
で、私の場合は現金での買い物はあまりしないので、レシートもそう多くないんです。なので、ファイルは月ごとに分けて貼っています。
もし、法人やレシートの数が多い場合は、「新聞図書費」「消耗品費」「雑費」「工具危機備品」などといった科目ごとに分けておくといいかもしれません。

ファイリングそして私の場合は、このように紙で出来たファイリング用の表紙を購入してまとめています。
プラスチック板もありますが、紙のほうが若干軽いようです。

はがせるラベルに記入ラベルに「2013年 レシート」というようにわかりやすい表現を書いて貼っておきます。
一応、レシートは7年間の保存義務があるわけですが、あとで使いまわしが出来るように(じゃないと部屋中書類だらけになる)はがれるラベルのほうがいいかも。

月ごとにまとめる完成です。
意外といったん始めると、30分ぐらいで終わりました。
毎年毎年もっと早くからやっとけば。と思うんですけれどね・・・。

帳簿への入力

さて、次は現金で購入した経費などの帳簿への入力方法の例を紹介します。
一応、以下はやよいの青色申告を使った方法ですが、他のソフトでもだいたい同じやり方だと思います。

取引の現金出納帳「取引」にある「現金出納帳(げんきんすいとうちょう)」を開きます。

事業主借で事業資金の補填現金出納帳は、事業関連の現金のお金の動き(つまり銀行以外の)を記録する帳簿です。
なので実際の財布の中のお金と同じにしなければ!ということはありません(個人事業主の場合)。
というのも、個人の場合、生活費や趣味など個人的な目的のお金も同じ財布に入るでしょうから。
実際には個人用、事業用と2つ財布を作っておけばいいんですけれど、そこまで厳密に管理しなくてもいいと思います。
ただ、現金出納帳の値がマイナスになるとややこしいので、1月1日に「相手勘定科目」を「事業主借(じぎょうぬしかり)」を選択し、「摘要」を「事業資金の補填」とか「事業資金の補充」とかわかりやすいように記入。
10万円と金額を書いておきます。
この事業主借とは、その名の通り「個人で使うお金(生活費とか)」などから10万円借りたよ。ということを表しています。

で、もし、色々商品を買い増して、マイナスになりそうな場合は、同じようにして「事業主借」で補充してもいいのですが、事業用の銀行口座からお金を実際に引き出し、「相手勘定科目」を「普通預金」。「摘要」を「預金から引き出し」とし、実際に引き出した金額を入力してもいいかもしれません。

レシートの値を確認レシートを確認し、「日付」「商品価格」を確認します。
写真のようにポイントを使って値引きされた場合、値引きされた金額になります。

帳簿に入力「日付」を入力し、「相手勘定科目」に「消耗品費」を選択。
「摘要」は、どのレシートかわかりやすいように購入した商品名や店舗などを入力しておけばいいでしょう。
最後に商品価格を入力。

これで帳簿に入力できただけでなく、経費として計上されました。
やよいの青色申告では、経費として入力した項目は自動的に経費に計上して仕上げてくれます。
あとは1年分のレシートや領収書について繰り返していけばOK。

注意点

レシートがいいか、領収書がいいか悩むことがあるかもしれませんが、数百円、数千円程度のものであればレシートのほうが商品名が細かく書かれていて向いていると思います。
ようは税務署に「こういう用途で、こういうお店で、これを購入しましたよ」ということが証明できればいいわけです。
基本的には個人事業主であれば、よほど経費が膨らんでいなければ(売上に対して経費の割合が多い)、経費についてあれこれ詮索されることはないと思います。
私の場合も、税務調査のときにレシートや領収書は見せませんでしたし、見せてくれ。とも言われませんでした。

それよりも経費になるか、ならないかの方が悩むかもしれませんし、グレーゾーン的なものは経費に計上しなければいいだけのことです。

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